Tietosuojalauseke EKP:n vierailijakeskuksen virtuaalisia ja fyysisiä tapahtumia varten

Euroopan keskuspankin (EKP) vierailijakeskus tarjoaa virtuaalisia ja fyysisiä opastettuja vierailuja ja luentoja (jäljempänä tapahtumat).

Tapahtumat järjestää EKP:n viestinnän pääosasto. Virtuaaliset tapahtumat välitetään kolmannen osapuolen ohjelmiston kautta (esim. Cisco Webex Events / Cisco Webex Meetings tai Microsoft Teams).

EKP:n vierailijakeskus kerää vierailulle tai luennolle ilmoittautuvilta seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, mahdollinen organisaatio, ikä, järjestäjän sähköpostiosoite (jos kyseessä ryhmä) sekä vierailun tai luennon päivämäärä ja aika. EKP:n henkilöstö kerää tiedot manuaalisesti sähköpostitse.

Mihin lainsäädäntöön henkilötietojen käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä eli 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).

Miksi EKP käsittelee henkilötietoja?

Henkilötietoja käsitellään vain virtuaalisten ja fyysisten tapahtumien järjestämiseen liittyvissä tarkoituksissa. Fyysisten tapahtumien yhteydessä henkilötietoja käsitellään myös vierailijoiden turvallisuuden varmistamiseksi EKP:ssä vierailun ajan sekä EKP:n toimitilojen kulunvalvontaa varten.

Henkilötietojen käsittelyperuste

EKP käsittelee henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 artiklan 5 kohdan 1 alakohdan a sekä Euroopan keskuspankin vierailijasääntöjen (House rules of the European Central Bank) perusteella.

Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä?

EKP on kaikkien käsittelemiensä henkilötietojen rekisterinpitäjä. EKP:n henkilöstön manuaalisesti sähköpostitse keräämien henkilötietojen käsittelijä on viestinnän pääosasto.

Kuka voi nähdä henkilötietoni?

Henkilötietojen vastaanottajia ovat viestinnän pääosaston vierailijakeskustiimin jäsenet.

Fyysisissä tapahtumissa henkilötietojen vastaanottajia ovat myös hallinto-osaston tiimit, jotka vastaavat tapahtumien ja yhteystietojen hallinnasta, kuten kulkukorttien käsittelystä ja osallistujien henkilötietojen tarkistuksista.

Mitä henkilötietoja vierailijakeskus kerää?

EKP käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• etu- ja sukunimi
• mahdollinen organisaatio
• ikä
• järjestäjän sähköpostiosoite (jos kyseessä ryhmä)
• vierailun tai luennon päivämäärä ja kellonaika.

Virtuaaliluentoja tai ‑vierailuja varten käytettävä Cisco Webex Events / Cisco Webex Meetings -ohjelmisto pyytää osallistujia antamaan etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen. Microsoft Teams -ohjelmisto pyytää osallistujia antamaan etu- ja sukunimen.

Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteessa https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement.

Ciscon verkkopalvelujen tietosuojalauseke on luettavissa osoitteessa https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

Kuinka kauan EKP säilyttää henkilötietoja?

Virtuaalitapahtumia varten kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään yhden kuukauden ajan, mikä jälkeen ne poistetaan.

EKP:n toimitilojen kulunvalvontaa varten kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään vuosi, minkä jälkeen ne poistetaan.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tutustua EKP:n hallussa oleviin henkilötietoihisi sekä oikaista tai täydentää niitä, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Sinulla on myös asetuksen (EU) 2018/1725 nojalla (ja tietyin rajoituksin) oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, niiden käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa niiden käsittelyä.

Tiedustelut ja tietopyynnöt

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia vierailijakeskukseen osoitteeseen [email protected]. Henkilötietoihin liittyviä kysymyksiä voi lähettää myös suoraan EKP:n tietosuojavastaavalle osoitteeseen [email protected].

Euroopan tietosuojavaltuutettu

Jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle.