Privacyverklaring voor virtuele en fysieke activiteiten van het bezoekerscentrum van de ECB

Het bezoekerscentrum van de Europese Centrale Bank (ECB) biedt begeleide bezoeken en lezingen (‘activiteiten’) aan, zowel fysiek als virtueel.

Deze activiteiten worden georganiseerd door het directoraat-generaal Communicatie van de ECB. Virtuele activiteiten vinden plaats via externe platforms, bijv. Cisco Webex Events/Cisco Webex Meetings of Microsoft Teams.

Wanneer u zich aanmeldt voor een bezoek of een lezing, verzamelt het bezoekerscentrum van de ECB de volgende gegevens: voornaam, achternaam, organisatie (indien van toepassing), leeftijd, e-mailadres van de (groeps)organisator en datum en tijdstip van het geplande bezoek of de lezing. Deze gegevens worden handmatig via e-mail verzameld door medewerkers van de ECB.

Wat is het wettelijk kader?

Alle persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig het EU-recht voor gegevensbescherming, met name Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en van Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor organisatorische doeleinden in verband met de virtuele en fysieke activiteiten. Daarnaast worden persoonsgegevens voor fysieke activiteiten verwerkt met het oog op de veiligheid van de bezoekers op het terrein en om te weten wie het gebouw van de ECB bezoekt.

Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De ECB verwerkt uw persoonsgegevens:

• bij de vervulling van een taak van openbaar belang, op basis van artikel 5, lid 1, onder a), van Verordening (EU) 2018/1725, in samenhang met de huisregels van de Europese Centrale Bank.

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De ECB is verantwoordelijk voor de verwerking van alle verzamelde persoonsgegevens. Het directoraat-generaal Communicatie verwerkt de persoonsgegevens die handmatig via e-mail door ECB-medewerkers worden verzameld.

Aan wie worden uw persoonsgegevens verstrekt?

De medewerkers van het bezoekerscentrum in het directoraat-generaal Communicatie ontvangen de gegevens.

Voor activiteiten ter plaatse worden de gegevens ook verstrekt aan de teams in het directoraat Algemeen Beheer die verantwoordelijk zijn voor event- en contactmanagement, inclusief verwante activiteiten zoals de verwerking van toegangspasjes en plausibiliteitscontroles.

Welk soort persoonsgegevens wordt via het bezoekerscentrum verzameld?

De ECB verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam;
• organisatie (indien van toepassing);
• leeftijd;
• e-mailadres van de (groeps)organisator;
• datum en tijd van het geplande bezoek of de lezing.

Om een virtuele lezing of een virtueel bezoek bij te wonen, moeten de deelnemers in Cisco Webex Events/Cisco Webex Meetings hun voornaam, achternaam en e-mailadres doorgeven. In Microsoft Teams moeten alleen een voor- en achternaam worden verstrekt.

De privacyverklaring van Microsoft is te vinden op https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

De online privacyverklaring van Cisco is te vinden op https://www.cisco.com/c/nl_nl/about/legal/privacy-full.html

Hoe lang bewaart de ECB persoonsgegevens?

Voor virtuele activiteiten verzamelde persoonsgegevens worden maximaal een maand bewaard en dan gewist.

Persoonsgegevens die worden verzameld om na te gaan wie de gebouwen van de ECB bezoekt, worden uiterlijk één jaar bewaard en dan gewist.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien en onjuiste of onvolledige informatie te verbeteren. U heeft eveneens (met enige beperkingen) het recht om uw persoonsgegevens te wissen en de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of hiertegen bezwaar te maken, in overeenstemming met Verordening (EU) 2018/1725.

Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of verzoeken?

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met het bezoekerscentrum van de ECB via [email protected]. U kunt met al uw vragen over persoonsgegevens ook direct contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de ECB via [email protected].

Contact opnemen met de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming

Als u meent dat uw rechten krachtens Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming.