Oświadczenie o ochronie prywatności w związku z zajęciami prowadzonymi wirtualnie i na miejscu przez centrum dla zwiedzających

Centrum dla zwiedzających Europejskiego Banku Centralnego oferuje wizyty i wykłady („zajęcia”) prowadzone wirtualnie i na miejscu.

Zajęcia są organizowane przez Dyrekcję Generalną EBC ds. Komunikacji, a w przypadku zajęć wirtualnych realizowane przez zewnętrzne platformy hostingowe, np. Cisco Webex Events / Cisco Webex Meetings lub Microsoft Teams.

Przy zapisach na wizytę lub wykład w centrum dla zwiedzających EBC są zbierane następujące dane: imię, nazwisko, organizacja (jeśli dotyczy), wiek, adres mejlowy organizatora (grupy) oraz dzień i godzina wyznaczone na wizytę lub wykład. Te dane są zbierane ręcznie, drogą mejlową, przez pracowników EBC.

Jakie są ramy prawne?

Wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami UE o ochronie danych, czyli z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

Po co przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na potrzeby organizacji zajęć prowadzonych wirtualnie i na miejscu. W przypadku zajęć prowadzonych na miejscu dodatkowym celem przetwarzania danych jest zapewnienie odwiedzającym bezpieczeństwa podczas przebywania na terenie siedziby EBC oraz kontrola nad tym, kto ją odwiedza.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

EBC przetwarza dane osobowe:

• w ramach wykonywania zadania leżącego w interesie publicznym, na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725 w powiązaniu z regulaminem Europejskiego Banku Centralnego.

Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych?

Administratorem wszystkich zebranych danych osobowych jest EBC. Za przetwarzanie danych osobowych zebranych ręcznie, drogą mejlową, przez pracowników EBC odpowiada Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji.

Kto ma dostęp do danych osobowych?

Odbiorcami danych są pracownicy centrum dla zwiedzających w Dyrekcji Generalnej ds. Komunikacji.

W przypadku zajęć na miejscu odbiorcami danych są także zespoły Dyrekcji ds. Administracji odpowiedzialne za zarządzanie wydarzeniami i kontaktami, w tym takie działania jak obsługa przepustek oraz kontrole wiarygodności podanych informacji.

Jakie dane osobowe są zbierane przez centrum dla zwiedzających?

Dane osobowe przetwarzane przez EBC to:

• imię i nazwisko
• organizacja (jeśli dotyczy)
• wiek
• adres mejlowy organizatora (grupy)
• dzień i godzina wyznaczone na wizytę lub wykład.

Na potrzeby udziału w wirtualnym wykładzie lub wirtualnym oprowadzaniu platforma Cisco Webex Events / Cisco Webex Meetings wymaga od uczestników podania imienia, nazwiska i adresu mejlowego. Platforma Microsoft Teams wymaga jedynie imienia i nazwiska uczestnika.

Oświadczenie firmy Microsoft o ochronie prywatności: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

Oświadczenie firmy Cisco o ochronie prywatności: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html

Jak długo EBC przechowuje dane osobowe?

Dane osobowe zebrane na potrzeby zajęć wirtualnych są przechowywane przez maksymalnie jeden miesiąc, a następnie usuwane.

Dane osobowe zbierane na potrzeby kontroli nad tym, kto odwiedza siedzibę EBC, są przechowywane maksymalnie przez rok, po czym zostają usunięte.

Jakie prawa ma osoba, której dane dotyczą?

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych oraz sprostować dane niedokładne lub niekompletne. Ma też prawo (pod pewnymi warunkami) do usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

Do kogo należy kierować pytania i prośby?

Żeby skorzystać z przysługujących praw, należy kontaktować się z centrum dla zwiedzających pod adresem [email protected]. Pytania dotyczące danych osobowych można też kierować bezpośrednio do inspektora ochrony danych w EBC pod adresem [email protected].

Europejski Inspektor Ochrony Danych

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że w trakcie przetwarzania danych osobowych naruszono jej prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725, może w dowolnym momencie złożyć skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.